تعريف إدارة المشتريات
تُعد إدارة المشتريات نظاماً يستخدمه الأفراد والجهات لشراء المواد من الموردين والمزودين الخارجيين، حيث يتضمن العملية طلب الأصناف والمواد، واستلامها، ومراجعتها، والحصول على الموافقات المناسبة من هؤلاء المزودين.
لضمان تقديم مستوى عالٍ من الخدمة، من المهم التعامل مع الموردين بصورة مهنية ولبقة، وذلك من خلال إدارة فعالة لعلاقات الموردين. تشمل عملية الشراء أيضاً المتابعة والتقييم لضمان تسليم واستلام المواد والأصناف في الأوقات المحددة، بالإضافة إلى فحص المواد من حيث الجودة والكمية، وإدارة المخزون والحسابات المتعلقة بعمليات الشراء.
أقسام إدارة المشتريات
تشمل إدارة المشتريات مجموعة من الأقسام، منها:
قسم عمليات المشتريات
يتولى هذا القسم مسؤولية شراء السلع والمنتجات والخدمات، ويعمل على تنظيم المناقصات والتفاوض مع الموردين، بالإضافة إلى إعداد دراسات جدوى لتحديد متطلبات المنظمة بدقة. يتطلب ذلك دراسة السوق بشكل جيد والتنبؤ بموقف المنظمة بالنسبة للمنافسين.
كما يقوم القسم بتحديد السعر المناسب لشراء المواد بحيث تكون المنفعة أكثر بكثير من التكلفة، بما يتناسب مع طبيعة الإنتاج وسياسة المنظمة.
قسم العقود
يختص هذا القسم بإبرام العقود بين المنظمة والأطراف المشاركة في عملية الشراء، ويتأكد من أن هذه العقود تشمل جميع العناصر الضرورية. كما يدير جميع أشكال التعاون مع الجهات المعنية لضمان تلبية احتياجات المنظمة في الوقت المتفق عليه.
قسم إدارة علاقات مزودي الخدمة
يتولى هذا القسم تنظيم وإدارة جميع العلاقات مع المزودين والبائعين، وتنظيم تسليم السلع والخدمات وأتمتة كافة العمليات المرتبطة بالشراء. كما يقوم هذا القسم بعمليات المقارنة بين الموردين بهدف جذب أفضلهم.
كل ذلك لضمان وجود أكثر من مورد لتفادي تأخيرات في الإنتاج، ويأخذ بالاعتبار العوامل مثل السعر، وموعد التسليم، ومدى خبرة المورد في عمليات التوريد. يسعى هذا القسم أيضاً إلى بناء الثقة بين المنظمة والموردين وتعزيز العلاقات لتحسين الخدمات المقدمة وتلبية احتياجات المنظمة من الموارد.
قسم ضبط الجودة
يُعنى هذا القسم بتطبيق أنظمة الجودة الملائمة لطبيعة العمل، وذلك من خلال وضع معايير صحية يجب توفرها في جميع مرافق المنظمة للحفاظ على استمرارية العمل وتحقيق الأهداف التنظيمية.
كما يعمل هذا القسم على تنظيم فحص المواد والأدوات المشتراة للتأكد من مطابقتها للمواصفات والمعايير العالمية. بالإضافة إلى ذلك، يُعنى بإعداد وتطوير برامج تدريبية فعالة لتحسين كفاءة الموظفين وزيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف وتعزيز الالتزام الوظيفي لدى العاملين.