مقدمة حول إدارة المشتريات
إدارة المشتريات تُعتبر واحدة من الأنظمة الحيوية في الشركات، حيث تساعدها على تنظيم عمليات الشراء اليومية والأسبوعية والشهرية. يركز جوهر إدارة المشتريات على توفير التكاليف وزيادة العوائد. من المهم أن تسعى إدارة المشتريات في أي منظمة إلى تقليل النفقات عبر وضع استراتيجيات شراء واضحة وقابلة للتطبيق.
تساهم إدارة المشتريات الفعّالة في زيادة أرباح المؤسسة، بالإضافة إلى ضمان الحصول على أفضل الأسعار للمنتجات والخدمات المقدمة، وكذلك توفير جودة عالية.
أهمية إدارة المشتريات
تعتبر إدارة المشتريات عملية حيوية للغاية، حيث يساهم الحصول على السلعة المناسبة في الوقت المناسب وبأفضل الأسعار في تحقيق وفورات كبيرة للمؤسسة. إذا قصرت الإدارة في ذلك، فقد تتعرض أرباح الشركة لانخفاض كبير وملحوظ.
تلعب إدارة المخزون دورًا رئيسيًا في إدارة المشتريات، حيث قد يقوم المسؤول بشراء سلعة بأسعار تنافسية ومواصفات متفوقة، لكن قد لا تكون هناك حاجة ملحة لها بنفس الكميات الحالية. وهذا يمكن أن يؤدي إلى تكاليف إضافية لتخزين السلع. كما أن بعض السلع تمتلك تواريخ انتهاء محددة، مما يجعل الحاجة إلى إدارة مشتريات فعالة أمرًا ضروريًا لتفادي الخسائر المحتملة، وإلا قد يواجه المسير خطر إغلاق النشاط التجاري. من هنا تنبع أهمية إدارة المشتريات كما يلي:
خفض التكاليف
يُعتبر هذا الهدف الأسمى لقسم إدارة المشتريات، حيث يسعى لزيادة عدد الموردين والعروض المتاحة لأي سلعة. مما يمكن الشركة من الحصول على أفضل الأسعار وأعلى مستويات الجودة.
يتوجب على قسم المشتريات استبعاد الموردين الذين لا يمكنهم تلبية احتياجات الشركة، بالإضافة إلى الاستفادة من الخصومات المقدمة والعروض لتعزيز كفاءة عمليات الشراء.
تقليل المخاطر وتأمين التوريد
من الأساسي لقسم المشتريات الحصول على أسعار جيدة للسلع، ولكن يجب أيضًا مراعاة تقليل المخاطر. فقد يؤدي الحصول على أسعار جذابة في بعض الأحيان إلى مخاطر تتعلق بعدم الالتزام بالتوريد.
لذا، من المهم أن يحدد قسم المشتريات السلع الحرجة الأساسية، ويفكر في استراتيجيات تأمين إمداداتها، مع اختيار الموردين القادرين على إدارة المخاطر بكفاءة بعيدة عن الشركة.
إدارة العلاقات
لا يقتصر عمل إدارة المشتريات على الحصول على السلع المناسبة بأسعار مناسبة، بل يتطلب أيضًا بناء علاقات متينة مع الموردين. فالعلاقات الطويلة الأمد تساهم في تقاسم المخاطر والفوائد بين الطرفين، ويجب التأكد من أن هناك علاقات آمنة ومستدامة بينهما.
تحسين الجودة
ينبغي على إدارة المشتريات التركيز على تحسين مستوى الجودة بالتوازي مع تحقيق أسعار مناسبة ومنخفضة.
الاستفادة من التكنولوجيا
يجب تسخير التكنولوجيا لتعزيز كفاءة عمليات الإمداد والطلبيات وعروض الأسعار، مما يسهل من إجراءات الشراء.
علاقة قسم المشتريات بالقسم المالي
من الأهمية بمكان أن يكون قسم المشتريات على دراية بالأوضاع المالية للشركة عبر التعاون مع القسم المالي، ليقوم بوضع استراتيجيات شراء مطابقة للميزانية المتاحة. فعندما تكون هناك قيود مالية قد لا تكون معروفة لقسم المشتريات، قد يتخذ قرارات شرائية سلبية تؤثر على مصالح الشركة.