أنواع الوثائق
تُعتبر الوثيقة أداة لتوثيق المعلومات المتعلقة بأحداث معينة، والهدف من استخدامها هو حفظ تفاصيل الحدث أو محتواه. قد تتخذ الوثيقة أشكالًا متعددة، تشمل الوثائق الورقية، ووثائق الصوت والصورة، وغيرها. فيما يلي أنواع مختلفة من الوثائق موضحة بالتفصيل:
الوثائق الشخصية
تعد الوثائق الشخصية من بين الأكثر استخدامًا، حيث تركز بوضوح على التاريخ الشخصي أو المعلومات المتعلقة بفرد معين. تُعد السير الذاتية، والرسائل، والمذكرات من أبرز الأمثلة على هذا النوع من الوثائق.
الوثائق الحكومية والسياسية
تُصدر الوثائق الحكومية من قِبل الجهات الرسمية، وتتضمن كافة الوثائق المرتبطة بالحكومة، مثل تقارير التعداد السكاني، أو كتالوجات المعارض الوطنية. يُشار إلى أن أي وثيقة يتم إصدارها من قبل الهيئات الحكومية تُصنف كوثيقة حكومية، ويمكن أن تكون متاحة بصيغ متعددة، سواء كانت ورقية أو إلكترونية. بينما تتعلق الوثائق السياسية بالحريات والحقوق التي يتمتع بها المواطنون.
الوثائق الإلكترونية
تشمل الوثائق الإلكترونية مجموعة من المعلومات التي يتم إنشاؤها، إرسالها، وتخزينها بشكل رقمي. ومن الأمثلة عليها: رسائل البريد الإلكتروني، مواقع الويب، مستندات برامج الوورد والإكسل، إيصالات الشراء الرقمية، الرسائل النصية، ومنشورات الوسائط الاجتماعية، بالإضافة إلى المعلومات المخزنة على أنظمة إدارة المحتوى المختلفة. يمكن حفظ هذه السجلات على محركات الأقراص المشتركة، والخدمات السحابية، وأجهزة الكمبيوتر، والهواتف المحمولة.
الوثائق التعليمية والتربوية
تشمل الوثائق التعليمية جميع ما يتعلق بالتعليم، مثل تقارير الطلاب، وقوائم الحصص، والمناهج الدراسية، وسجلات الطلاب. تتمتع هذه الوثائق بنمط محدد وقوالب محتوى ديناميكية تتغير حسب الأسماء والدرجات. يسهل من خلالها تنسيق المحتوى وإضافة أو إزالة المعلومات. كما تشمل الوثائق التعليمية الشهادات، مثل شهادات التخرج، وكشوف العلامات، وشهادات النجاح في امتحانات القبول الجامعي.
الوثائق الإدارية
تشمل الوثائق الإدارية جميع المستندات المدارة من قِبل السلطات العامة والمتعلقة بالمصالح العامة، دون النظر إلى طبيعة القوانين الحاكمة لها سواء كانت عمومية أو خاصة. تساهم هذه الوثائق في تسجيل الوظائف الإدارية، المالية، السياسات، القرارات، والإجراءات، مما يسهل تنظيم العمليات والأنشطة الخاصة بالمؤسسات.
فوائد الوثائق
يكتسب تسجيل المعلومات وحفظها في وثائق فوائد متعددة، نلخصها فيما يلي:
- توحيد السياسات وممارسات العمل المختلفة، مما يعزز الالتزام بها.
- تقليل المخاطر المرتبطة بالاحتيال وسوء استخدام المعلومات.
- الالتزام بالتوجيهات والسياسات الموثقة.
- تقديم معلومات مفيدة وشيقة، مثل الأدلة والإرشادات.
- تعزيز عملية التعليم من خلال الدروس والشروحات والكتب وغيرها.