تطوير خطة عمل فعالة
تُعد هذه الخطوة من الخطوات الحيوية التي تساهم في تحسين وتطوير قسم المشتريات. من خلال هذه الخطوة، يتم تحليل وتحويل الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة إلى أهداف موجهة للشراء، مما يتطلب تحديد الموارد والأدوات اللازمة لضمان نجاح تنفيذ خطة العمل. يجب أيضًا أخذ المخاطر والأزمات المحتملة في الاعتبار، والعمل على وضع حلول استباقية لتجنبها قبل حدوثها، مما يعزز فرص تحقيق الأهداف المرجوة من إنشاء هذه الخطة، ويوثق البرامج التشغيلية، ويربط الأهداف المحددة للشركة مع استراتيجيات الشراء المناسبة.
تحليل الحالة الحالية للمؤسسة
تُعتبر هذه المرحلة من المراحل الأساسية التي يجب القيام بها قبل البدء في تطوير قسم المشتريات. يتوجب دراسة الوضع الحالي للمؤسسة وفهم هيكلها، من خلال الاطلاع على الجداول الزمنية للإنتاج والميزانيات والأهداف التي تسعى لتحقيقها. هذا يسهم في تحديد الاحتياجات الفعلية واكتشافها قبل مرحلة التطوير والتحسين.
تحديد نقاط القوة والضعف
يجب إجراء دراسة شاملة لقسم المشتريات لتقييم فعالية الأداء وكفاءة الموظفين فيه. يُساعد هذا في التعرف على المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتطوير. فوجود نقاط الضعف قد يعرقل تحقيق الأهداف المرسومة، حيث تؤثر على المهارات والقدرات للفريق بشكل كبير، مما يؤدي إلى ظهور الفجوات خلال العمل. لذلك، يتطلب الأمر اهتمامًا خاصًا بها ومعالجتها من خلال تنظيم دورات تدريبية للموظفين في مجال إدارة الشراء، أو تقديم فرص للتواصل مع ذوي الخبرة في هذا المجال للاستفادة من معارفهم ومهاراتهم.
تقييم أداء قسم الشراء
يمكن قياس أداء قسم الشراء، والذي يُعتبر مؤشراً هاماً على نجاح هذا القسم، من خلال النظر في النقاط التالية:
- تخفيض التكاليف: يتم ذلك من خلال مقارنة تكلفة عنصر كان قد تم شراؤه مسبقاً بتكلفة الشراء الحالية، مع التأكد من أن التكلفة الحالية أقل مما كانت عليه في السابق.
- تحسين الجودة: يتطلب ذلك مقارنة الجودة الحالية للمنتج بالجودة السابقة له، ومراقبة ما إذا كانت هناك تحسن ملحوظ نتيجة تطبيق استراتيجيات جديدة، مثل تغيير المورد أو التفاوض مع المورد الحالي.
- خفض تكاليف النقل: يُعتبر انخفاض تكاليف النقل مقياساً لفاعلية عملية الشراء، وهو يتحقق بتطبيق استراتيجيات جديدة تتضمن التفاوض مع شركات النقل، ومقارنة الأسعار المقدمة، وإجراء المناقصات للحصول على أفضل خدمة بأقل تكلفة.