أهداف التقرير الإداري
يهدف التقرير الإداري إلى تحقيق مجموعة من الأهداف المهمة، وأبرز هذه الأهداف تشمل:
تدعيم العلاقات
تساهم التقارير الإدارية في تعزيز العلاقات ضمن المؤسسة، حيث تعزز الشفافية والفهم بين الأفراد، مما يمكّن كل فرد من معرفة حقوقه وواجباته. كما تساهم هذه التقارير في تحقيق رضا جميع الأطراف المعنية بمحتوى التقرير، سواء كانت هذه الأطراف داخلية أو خارجية.
تحقيق السيطرة
تعمل التقارير الإدارية على تمكين الإدارة من السيطرة على الأمور، وتساعدها على إجراء المقارنات بين الأهداف المحققة والأهداف المخطط لها. مما يضمن استمرار الإدارة في حيز الأمان الذي يمكنها من اتخاذ القرارات المناسبة عند الحاجة.
تقييم الأداء
تتيح التقارير الإدارية للإدارة فرصة تقييم الأخطاء ونقاط الضعف داخل المؤسسة. فهي تبقي الإدارة مطلعة على أحدث التطورات، مما يساعد في تحديد التحديات والعقبات التي قد تواجهها ومنحها القدرة على اتخاذ الإجراءات الضرورية للتعامل معها بفعالية.
تخطيط استراتيجي
تسهم التقارير الإدارية في تحسين فعالية عمليات التخطيط، حيث تحتوي على كافة المعلومات والبيانات الضرورية أولاً بأول. مما يمكّن الإدارة من تعديل الخطط وضبطها بما يتوافق مع الأهداف المستهدفة.
تعريف التقرير الإداري
يمكن تعريف التقرير الإداري بأنه وسيلة اتصال رئيسية تُستخدم لنقل المعلومات وتبادلها بين المستويات الإدارية المختلفة، من المستويات العليا إلى الدنيا. ويتكون هذا التقرير من مجموعة من الحقائق والبيانات الهامة المعروضة بأسلوب واضح وسهل. وقد يكون التقرير في شكل مكتوب، شفوي، أو باستخدام أدوات بصرية متنوعة.
تتعدد أنواع التقارير الإدارية بناءً على الجهة المعدة لها، القسم المستلمة، والهدف من إعدادها. يمكن أن تشمل هذه التقارير تقارير تتعلق بالمهام اليومية، التقارير المالية، وتقارير المبيعات، وغالباً ما يتطور التقرير من مستوى فردي إلى مستوى قسم ثم إلى مستوى المؤسسة، ليصل أخيرًا إلى المدير.
خصائص التقرير الإداري
يوجد عدد من الخصائص التي يجب توفرها في كل تقرير إداري جيد، والتي تجعله قادراً على تحقيق الأهداف المرجوة، ومنها:
- أن يكون هدفه محدداً، ويناقش هذا الهدف بالتفصيل من جميع الجوانب.
- أن يتميز بالوضوح والسهولة، مع عدم استخدام تعبيرات أدبية أو استعارات، بل تقديم المعلومات بأسمائها الحقيقة.
- أن يتصف بالموضوعية ويبتعد عن التحيز بقدر الإمكان.
- أن يكون سهل القياس، أي يحتوي على معلومات يمكن تحويلها إلى بيانات ذات قيمة بسهولة.
- أن يكون دقيقاً وخاليًا من أي معلومات مشكوك في صحتها.
- أن يكون سهل الفهم، ويمكن استخدام أدوات حديثة مثل الرسوم البيانية والجداول لتحقيق ذلك.
- أن يعتمد على المقارنات التي يمكن أن تؤدي إلى فائدة حقيقية للمؤسسة.
خطوات كتابة التقرير الإداري
تتضمن كتابة التقرير الإداري خطوات عديدة تساهم في إعداد نص واضح ومفهوم يحقق الغرض المرجو، وهذه الخطوات هي:
- تحديد الهدف من التقرير والغرض من إعداده، وجمع المعلومات ذات الصلة.
- تحديد مصادر المعلومات المستخدمة في إعداد التقرير.
- تشكيل فريق العمل وتوزيع المهام إذا كان التقرير يكتبه مجموعة.
- تحديد معايير التقرير، بما يشمل أهدافه وخصائصه مثل طبيعته (مكتوب أو مرئي)، وتجميع التفاصيل اللازمة.
- اختيار المراجع التي سيتم الاعتماد عليها في إعداد التقرير.
- تحديد الجدول الزمني لكتابة التقرير وتقديمه، مع السعي لتسليمه قبل انتهاء المدة المحددة.