التخطيط
يُعتبر التخطيط أحد الوظائف الرئيسية في الإدارة، حيث يُمثل العلاقة المباشرة بين المستقبل والأهداف والوسائل اللازمة للوصول إلى تلك الأهداف. من هذا المنطلق، يتبلور مفهوم “الخطة” كقرار شامل ومفصل. لتحقيق النجاح في عملية التخطيط، من الضروري فهم الهدف من التخطيط وضرورته، بالإضافة إلى كيفية تنفيذ هذه العملية.
أهداف التخطيط
- يسعى التخطيط إلى توضيح ما يجب القيام به، سواءً على المدى القصير أو الطويل.
- يساعدك على تقييم قدرتك على الالتزام بالخطة المرسومة، كما يُتيح لك إمكانية رصد ما تم إنجازه وما لم يُحقق أثناء تنفيذ العمل.
- يساهم التخطيط في إيجاد حلول للمشكلات غير المُنجزة، ويعمل على تحديد أماكن الخلل ومعالجتها.
عملية التخطيط
تمر عملية التخطيط بعدة خطوات رئيسية، تشمل:
- تحديد الأهداف: تُعبر الأهداف عن الغايات التي تسعى المنشأة لتحقيقها وتوجه جميع الوظائف الإدارية، بما في ذلك التخطيط. وتنقسم الأهداف إلى نوعين: الأهداف العامة على مستوى المنشأة والأهداف الجزئية على مستوى الوحدات الإدارية.
- تحليل التغيرات في البيئة الخارجية: تهتم المنشآت بدراسة العوامل البيئية الخارجية نظرًا لتأثيرها الكبير على نمو المنشأة وأرباحها.
- إعداد الخطة والموافقة عليها: يتم تحويل الأهداف المحددة إلى خطط قابلة للتنفيذ، وتتطلب هذه الخطط موافقة من الإدارات العليا أو الجهات المتخصصة لإقرارها.
- تنفيذ الخطة ومتابعتها: يُنفذ الخطة للتقييم الفعلي لقدرتها على التطبيق في المنشأة، وتُستخدم المعلومات المستخلصة من النتائج لتطوير خطط جديدة أو تعديل الخطط الحالية.
متغيرات يجب مراعاتها أثناء التخطيط
نشأت أهمية التخطيط نتيجة لزيادة عدد المنشآت، وكذلك للتكيف مع المتغيرات الناجمة عن عوامل متعددة، ومن أبرز هذه التغيرات:
- التغيرات التكنولوجية: يُعد التغير التكنولوجي من العناصر البارزة التي يجب التخطيط لها، نظرًا للاختلافات الكبيرة في الأجهزة والمعدات، والتي تؤثر على الإنتاجية. لذا، يُستوجب التخطيط للتكيف مع هذه التغيرات لزيادة الإنتاجية واستمرارية العمل.
- التغير في السياسات الحكومية: من الضروري التكيف مع السياسات الحكومية التي تتضمن قوانين العمل وضريبة الدخل وتشجيع الاستثمار وقوانين الشركات؛ حيث يهدف التخطيط إلى جعل أوضاع المنشأة تتماشى مع الميزات القانونية الممنوحة لها.
- التغير في النشاط الاقتصادي العام: يسعى التخطيط في هذه الحالة إلى التكيف مع التغيرات في النمو الاقتصادي، مما يفتح آفاق جديدة ويمكن المنشأة من التكيف مع حالات الركود أو أي خلل آخر.
- التغير في درجة المنافسة وطبيعتها: تُحث الشركات على التفكير في خطط تسويقية تنافسية عبر مراقبة العروض وأسعار المنافسين، واستخدام قنوات التوزيع والحملات الترويجية المختلفة.
- التغير في المعايير والاتجاهات الاجتماعية: تؤثر التغيرات في المعايير الاجتماعية على إدارة الشركة وكيفية تنفيذ الأعمال، ويجب أن يضمن التخطيط الحفاظ على التوافق بين هذه التغيرات وأهداف الشركة.
- التغير في الموارد البشرية والطبيعية: تتغير الموارد البشرية بسبب الهجرة والتغيرات السكانية، بالإضافة إلى تطورات الموارد الطبيعية مثل المعادن. وهنا يستوجب التخطيط وضع حلول تتماشى مع هذه التحولات وتلبي احتياجات المنظمة.