أساليب الإدارة التقليدية
تستخدم إدارة المشاريع تقنيات قد تطورت عبر الزمن لتنظيم الأنشطة، مراقبتها، وتقدير الوقت اللازم لبدء ونهاية المشروع. تهدف هذه الإدارة بالأساس إلى تحقيق النتائج المرجوة وفق جدول زمني محدد مسبقًا وبدون تجاوز الميزانية، وذلك ضمن مواصفات المشروع المتفق عليها.
تم تقديم أنظمة الإدارة التقليدية بشكل رسمي لأول مرة في خمسينات القرن الماضي، على الرغم من وجودها منذ آلاف السنين. يظهر ذلك جليًا من خلال بناء المعالم الكبيرة مثل الأهرامات في العصور القديمة، فضلاً عن إنشاء السكك الحديدية قبل حوالي 300 عام التي تربط القارات، وكل ذلك كان نتيجة لإدارة المشاريع التقليدية.
تركز الإدارة التقليدية على المراحل الأساسية للمشروع دون أي إضافات، بدءًا من التخطيط الصحيح، والتنفيذ وفق الجدول الزمني المحدد، وصولاً إلى التحكم في مراحل المشروع وإغلاقه بشكل ملائم. وبالتالي، فإن هذه الإدارة تُعتبر مثالية للمشاريع ذات التسلسل المنظم التي لا تتطلب تغييرات في مسارها.
خطوات تنفيذ المشروع
يدرك رواد الأعمال وأصحاب رؤوس الأموال أهمية وجود إدارة فعالة للمشاريع، لمواكبة التقدم التكنولوجي وسرعة تطور العالم، فضلاً عن الطلب المتزايد على مشاريع جديدة. لذلك، بدأ التخطيط لوضع منهجية لتنظيم العمل وتطوير مسارات المشاريع، مما أدى إلى إنشاء إدارات متخصصة لتخطيط بدء المشاريع وترتيب جميع مهام العمل بشكل ضمن تسلسل إداري منظم.
مخطط جانت
قام هنري جانت، المعروف بأنه مؤسس إدارة المشاريع التقليدية، بتطوير هذا الجدول المُسمى باسم “مخطط جانت”. يُعد هذا المخطط أداة فعالة تمنح لمحة عامة عن المشروع قبل بدئه، حيث يُستخدم لإنشاء تخطيط إداري عبر برنامج إكسل بدلاً من الرسوم البيانية اليدوية القديمة أو البلوكات المغناطيسية. يحقق مخطط جانت مجموعة من الفوائد منها تنظيم جميع الأفكار والمخططات في إطار زمني واحد.
يتضمن الجزء العلوي من المخطط مقياس الزمن، بينما يُخصص الجانب الأيسر لعرض أنشطة المشروع، حيث يتم تمثيل كل نشاط بشريط منفصل. يُظهر المخطط مدة كل نشاط وتواريخ بدايته ونهايته، ومن أهم المعالم التي يشار إليها في هذا المخطط هي:
- تاريخ بدء ونهاية المشروع.
- المهام المتعلقة بالمشروع.
- الفريق المسؤول عن كل مهمة.
- الطرائق الصحيحة لتداخل المهام وترابطها.
- المدة الزمنية اللازمة لكل مهمة.
مخطط جانت لا يزال مُستخدمًا في جميع المشاريع حتى اليوم، وهو يُسهم في تخفيف العبء عن إدارة المشروع من خلال تتبع خطواته وموظفيه، وكذلك جداول المشروع. كما يساعد في فهم العلاقة بين المهام المختلفة، مما يُبقي أعضاء الفريق على اطلاع دائم بمهامهم والجداول الزمنية اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح.
مثلث إدارة المشروع
هناك العديد من القيود الإدارية والمالية التي تواجه المشاريع، ويُعتبر مثلث إدارة المشاريع هو الإطار الأنسب للتعامل معها، إذ أنه منذ عدة عقود يُستخدم كقاعدة في إدارة المشاريع التقليدية. من المستحيل إدارة أي مشروع دون السيطرة على هذه العناصر الثلاثة، والسعي للحفاظ على توازنها. هذه العناصر تُحدد جودة المشروع، وهو الهدف النهائي لكل مشروع، فكلما اختل أحد هذه العناصر، انخفضت جودة النتائج. وهذه العناصر هي:
- المجال
جميع الخطوات اللازمة لتطوير وتنفيذ المشروع تُحدد في بدايته، ويُطلق على هذا المصطلح “مجال المشروع”، حيث يشمل ما يجب القيام به وما يُعتبر صعبًا أو مستحيلًا ويُعتبر المرحلة الأولية لإنجاز مشروع تقليدي ناجح.
- الزمن
السيطرة على العمليات واستباق التغييرات في الوقت المناسب تمثل العنصر الثاني من المثلث، وهو الزمن. يُعد التحكم في الوقت أحد أكبر التحديات المُحاطة بمدير المشروع وفريقه، حيث لا يمكن السيطرة على الزمن، ولكن هناك إمكانية لتحقيق الأهداف من خلال تخطيط سليم للزمن.
- الكلفة
تحديد الميزانية والالتزام بها يعد من الأمور الحيوية في أي مشروع، حيث تشكل هذه القاعدة الثالثة من مثلث المشروع، وبالتالي فإن الالتزام بالتكلفة ووضع ميزانية دقيقة يُسهم في تنفيذ المشروع وفق خطوات موزونة ودقيقة.
الجودة
لضمان بناء المشاريع الجديدة، يتم تأسيس إدارات خاصة بالجودة التي تُقسم إلى قسمين:
- إدارة الجودة المستمرة
تعمل هذه الإدارة على منع وجود أي ثغرات إدارية أثناء تنفيذ المشروع، وتحسين الأداء والجودة بشكل مستمر.
- إدارة جودة العمليات
تُركز إدارة جودة العمليات على العمليات التجارية والمالية، حيث تقوم بتحليل وتوثيق المعلومات المتعلقة بالأمور المالية للمشاريع وتقديم نتائجها للإدارة لتحسين الأداء دون تجاوز الميزانية.
إدارة المشاريع الحديثة
تتميز إدارة المشاريع الحديثة عن التقليدية بإعتمادها على البرمجيات والتكنولوجيا في معظم مراحل المشروع. تهدف هذه الإدارة إلى تحقيق المزيد من الفعالية عبر التركيز على الأدوات والعمليات، مع توثيق كل خطوة ضمن برنامج العمل وتسهيل التعاون بين العاملين، والاستجابة السريعة للتغيرات المستمرة.
تتعدد فوائد إدارة المشاريع الحديثة، ومن أبرزها:
- تحسين جودة العمل.
- زيادة الشفافية في العمليات.
- المرونة في تحديد أولويات العمل.
- التنبؤ الدقيق بالتكاليف والنفقات.
- تسليم المشروع في وقت مبكر دون توقعات سابقة من العميل.